贝恩研究:敏捷远程团队将面临的五大挑战

贝恩研究:敏捷远程团队将面临的五大挑战

图片来源:视觉中国

文 | 贝恩公司,作者 | 李舒

新冠疫情为远程办公按下了“加速键”,在这个过程中,企业如何“隔空”实施敏捷的管理理念成为一个新课题。

贝恩研究显示,全球范围内,在远程办公中积极践行敏捷理念的企业办公效率获得了3倍-12倍的提升( 图一)斯坦迪什咨询集团(Standish Group)也曾有数据显示,一般情况下,敏捷团队的效率是非敏捷团队的两倍。

贝恩研究:敏捷远程团队将面临的五大挑战

                      图一 受新冠疫情影响而被迫进入远程办公模式的敏捷团队取得显著成果

贝恩认为,形成上述现象的原因在于,当企业转型远程办公时,传统工作方式之下所面临的难题,比如优先级不明确、多任务并行处理、决策流程不清晰等愈发棘手。此时,若高管们采取敏捷的理念,清晰定义角色、事件、工件和时间框架等将会变得尤为可贵。

实际上,这类情况并非首次出现。以敏捷软件开发团队为例,面对遥远的地理距离以及由此产生的时差问题,针对虚拟环境中的团队协作,敏捷软件开发团队开发了一整套先进的工具,用于获取客户对原型的反馈,并且管理不断变化的优先事项,同时保持各个环节对整个团队透明可见。

同时,敏捷远程团队也将面临且必须克服五大挑战。

贝恩研究:敏捷远程团队将面临的五大挑战

                                                 图二 敏捷远程团队面临且必须克服的五大挑战

维度一:促进有效沟通

相较于面对面的沟通方式,打造远程敏捷团队要求企业加快沟通速度。对此,贝恩建议,高管层可以提升团队会议的召开频率,同时缩短每一次的会议时间。在开会时,可以利用视频和交互式的数字协作和共创工具,但是避免使用过多花哨的工具,而是选用简单实用的工具组合,再根据需求进行扩展。

例如,在新冠疫情爆发,某跨国石油公司组建了一支九人的敏捷创新团队,危机下,该团队不得不远程开展工作。起初,管理层曾考虑取消该项目,后来,他们还是决定尝试一下虚拟协作的可能性。该团队通过视频形式,进行了经典的敏捷实践,如15分钟的晨间会议和冲刺回顾会议。具体看,该团队采取的协作方式包括:使用Zoom进行视频会议,使用Trello进行工作规划并明确事项优先级,以及使用Power BI看板存储关键数据等。此外,这个团队还建立了一个全公司员工都能访问的中央数据储存库。凭借一系列努力,该团队不仅能够有效地开展远程工作,还以高出传统方法两倍的速度成功实现降本。

维度二:增强团队联系

贝恩发现,富有乐趣和创造性的工作环境是优秀的敏捷远程团队不可或缺的“软实力”,高管们可以通过虚拟咖啡时间或游戏等团建活动,拉近团队距离。此外,建立一个线上共享空间,如团队聊天室,让每一位成员都可以在聊天室中提出疑问并获取意见。

例如,某服务公司在开发一款新的客户关系管理(CRM)软件的同时,其远程敏捷团队利用虚拟“快乐时光”和烹饪课程营造了良好的工作氛围。最终,团队成员在对该项目的净推荐值(NPS)®打分时给出了100分。

无独有偶,某跨国零食公司的敏捷远程团队的成员对我们说到,回顾这段难忘的远程办公时光,目睹同事和管理层在家面对相同的难题,如闹腾不安的孩子,以及其他由新冠疫情带来的压力时,感受到了彼此的脆弱性,激发了成员间更多的感情共鸣。

维度三:重视客户反馈

通常情况下,团队在计算机上设计产品后,再制作出第一个实物原型。此时,征求客户对数字化模拟或草图的反馈意见至关重要,因为敏捷原则的一大特征是通过迭代冲刺达到高速的工作状态。

凭借上述原则,贝恩曾帮助某消费品公司的敏捷团队在两周时间内,开发出了一款用于建议营销投资的实时看板的最小化可行产品版本,成功让该团队的工作效率提高了约四倍。

维度四:强化客户协作

伴随各类新技术日益发展,敏捷远程团队可以积极探索并运用新工具与客户保持联系,比如通过视频形式进行现场产品测试,召开虚拟客户访谈和反馈、观察客户体验和偏好的远程研讨会,以及通过邮件分销产品、征集视频反馈等。此外,通过开发模拟网站或利用电子商务网站,可以模拟客户购买行为并帮助团队分析产品接受度。

例如,某非政府组织的敏捷远程团队邀请其所在的企业的领导团队试用新旧软件并进行现场直播,从而评估用户体验。随后,该团队再与客户进行冲刺回顾,获取客户反馈。尽管在家工作,这一流程使得调整团队事项优先级的速度提高了12倍。

维度五:确保团队的可持续性

远程办公时,工作和生活之间的界限逐渐模糊。贝恩发现,为了确保远程团队能够坚持到底、收获成功,有一些团队会对线下午餐时间和其他休息时间做出明确规定,同时也严格监督员工投入团队工作的时间。

例如,某敏捷团队在为一家跨国零食公司开发新产品的过程中,为了保持工作与生活的平衡,该团队设定了明确的目标,比如每人每周至少参加三次运动,或者每天与孩子共进晚餐。最终,该团队取得了卓越的成果,仅花费了平时一半的时间就开发出了新产品。

过去一年多以来,这一场被迫进行的远程办公实验对于高管层如何运作分散型团队带来了深刻启迪,或将永久改变企业敏捷流程的部分环节。

展望未来,面对面进行创作、协作和沟通的优势不胜枚举,虽然远程办公模式不太可能继续保持,但是敏捷远程团队的优势值得瞩目:高管们可以从更大规模的人才库中抽调人员,降低运营成本,推进组织内部的数字化进程等。

此外,远程办公模式下,如今,敏捷团队已经熟练掌握许多虚拟协作工具以及它们在实践中的运用,比如视频会议(Zoom, Webex)、协作白板(Miro, Mural)、虚拟投票(Poll Everywhere, Qualtrics)、工作计划管理(Jira, Trello),以及倾听客户或员工心声的方式(Remesh, Waggl)。我们认为,这些工具同样可以为同地办公团队提供参考,并在今后逐步普及。

新冠危机向我们表明,敏捷的工作方式有助于个人、团队和公司更有效地应对不断变化的环境和未知因素。因此,敏捷团队不应仅仅恢复疫情前的工作方式,而是类似传统的零售商采用全渠道战略,充分利用现实和虚拟的协同联动,实现两大世界的完美融合。

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